bat-mitzvah.jpg

תכנון האירוע


                        בת מצוה – התכנון

כללי

חגיגת בת-מצווה, לפעמים פשוט לעיתים קצת יותר מורכב.
אז איך להתארגן כדי להגיע לאירוע מוכנים ורגועים?
מבלי לשאול את מי שכחנו להזמין? האם מספר המנות מספיק?
היכן שמנו את הדרשה ? ועוד שאלות רבות…
בשביל זה אנחנו כאן לעשות קצת סדר בבלגן  ולהבטיח שביום האירוע
לא תשמעו את עצמכם אומרים אם היינו חושבים על זה קודם אז …… !!!
בתקציר המחולק לנושאים ריכזנו את השלבים השונים בהכנות לבת המצווה,
זיכרו: לפעמים אפילו עצה קטנה אחת שווה זהב.

התכנסות המשפחה

כלת בת מצווה יש רק אחת אבל החוגגים רבים: ההורים, האחים, האחיות …
ולכן מומלץ לשבת ולתאם ציפיות. יתכן שהאחות הקטנה מהגן רוצה להזמין חברה.
יתכן שאבא חושב שבשביל אמא הכי טוב שכל הארוע יהיה במלון במקום בסלון.
אמא חושבת שבשביל אבא עדיף ש… וכן הלאה וכן הלאה… אז מה הכי חשוב?
חשוב שכל אחד מבני המשפחה יגיד את אשר על ליבו.
כי גם ההצעה שלא נשמעת טוב היום, יכולה להתפרש כגאונית כבר מחר.
נשמע לכם מוכר מהתנסויות אחרות ???


לאחר החלפת הדעות, יהיה יותר קל להורים לנווט את הדברים.
אז על מה נדבר בפגישה המשפחתית או בעצם בועדת התיאום העליונה?
על אופי בת המצווה, האם מדובר על מסיבה באולם ארועים? אולי בטבע?
רק לחברות הכיתה? או ארוע משפחתי? אולי משולב אולי נפרד?
האם ההורים מצפים כי הכלה תדרוש דרשה? אם כן האם מהכתב או בעל פה.
מהו מספר האנשים אותו אנו רוצים או יכולים להזמין?
מה יהיה סגנון האירוע מסיבת דיסקו סוערת?
דרשות בלתי פוסקת על פרשת השבוע?
מיקומו של האירוע: ליד הרפת בקיבוץ או על שפת הבריכה במלון?
מהו סגנון ההזמנה שנדפיס? רוצים אישור טלפוני מכל מוזמן?
מהו סגנון הבגדים אותם ילבשו בני המשפחה ספורטיבי, אלגנטי או אחר?
האם לחלק מזכרת בסוף השמחה? ועוד… ועוד…ועוד…
קחו את זה בכיף בלי ויכוחים, בלי לחצים, הזדמנות נפלאה לגיבוש משפחתי.
יתכן ועל דבר אחד לא תוכלו לדבר,
במידה ואתם מתכננים הפתעה לכלת בת המצווה, זה לא יהיה הזמן לדיונים.

עיתוי ההכנות

בד"כ ההכנות מתחילות כמה חודשים טרם האירוע .
הדבר תלוי כמובן באופי האירוע עליו הוחלט בשלב הקודם.
סביר להניח שכגודל הארוע כך אורך זמן ההכנות.
במידה ומחליטים לערוך בת מצווה בטבע כשאת האוכל מכינה אם הכלה המיועדת,
ידרש יותר זמן להכנות לבישול ותכנון מאשר למסיבת בת מצוה שעושים באולם ארועים,
שם הכל מגיע מוכן. מנגד על מנת לסגור אולם צריך ראשית למצוא את האולם
אחר כך בד"כ משווים מחירים ועד כהנה וכהנה מטלות וברורים שלוקחים זמן.
ככלל עדיף להתחיל בהכנות מוקדם מאשר להתחיל מאוחר.

 

צילום

במידה והחלטתם להזמין צלם, רצוי לסכם מראש לגבי כמות התמונות .
במידה ומזמינים צילום וידאו, יש לסכם על מספר עותקים  אותם תקבלו.
כמו כן, מומלץ לדרוש מראש כי הנגטיבים של התמונות יועברו אליך
כך תוזיל את פיתוח התמונות הכפולות.
מומלץ להחליט מראש מתי והיכן יתבצעו הצילומים (מסיבה בכיתה/באולם/בטבע)
מחירים שסוגרים מראש תמיד זולים יותר מתוספות ואילוצים של הדקה ה 90.
כמו כן לוודא שהצלם יודע להיכן עליו להגיע,
נתקלנו בסיפורים שמצאו את הצלם
מחפש את האולם בסוף הארוע.
שליחת ההזמנות


אם נשלח הזמנה שלושה חודשים לפני האירוע,
סביר להניח שכשנגיע לחגיגת בת המצווה נמצא את עצמנו ואולי את הלהקה.
אנשים נוטים לשים הזמנות לתקופה ארוכה בצד ומה לעשות,
חוק מרפי אומר שהם יפתחו את ההזמנה יום אחרי בת המצווה.
על כן יש לדאוג לתזמון סביר כך שההזמנה תגיע כשבועיים לפני האירוע.
הזמנות לאורחים מחו"ל יש לשלוח מבעוד מועד.

הזמנת מנות אוכל באולם / מהקייטרינג / ממטבחה של אמא

במידה ומספר המנות תלוי באישור טלפוני מהמוזמנים,
יש לדאוג שהתשובה לא תתאחר כך שתוכל לעדכן את ההזמנה במועד.
במידה ואינך מבקש אישור טלפוני,
ערוך רשימה מדוייקת לפי רשימת ההזמנות שנשלחו  והערך על-פיה את מספר האורחים שיגיעו.

שימו לב!!!
באולמות מקובל שבעל האולם מכין מעבר להזמנתך עוד כ 5 אחוז
מנות אלו נקראות רזרווה, עליהן משלמים רק אם יהיה צורך בהן.
דאג שבעל האולם יגיש מנות אלו רק באישור גורם מוסמך מטעמך.
חלוקת תפקידים

יש תפקידים שלא צריך לחלק, מובן שכלת בת המצווה היא זו שתשא את הדרשה.
ואם אבא עובד בדואר הוא זה שיטפל במשלוח המעטפות.
מובן שכל אחד ישתדל לעזור בדברים בהם הוא בקיא ומנוסה
כך שגם מבחינת לוח הזמנים יחסך זמן וטרדה.
לא בושה להיתקל בדברים שאף אחד מבני המשפחה אינו מנוסה בהם.
יתכן שזו גם הפעם הראשונה בה אתם חוגגים בת מצווה או שמחה
ואין לכם מושג איך מארגנים את כל החגיגה.
איך אומרים לא בושה לא לדעת, הבושה היא לחשוב שיודעים הכל.
אז מה עושים? פשוט מתייעצים !!!
עם קרובי משפחה, שכנים או כל אדם שבקיא ואפשר לסמוך עליו.
ישנן מטלות שלא מוצאות בעלים,
אלו המטלות עליהן אנו נדרשים לשים דגש במשנה תוקף.
סביר להניח שרוב המטלות יחולקו בין בני המשפחה לפי הכישורים וההקשר:

הכנת רשימת מוזמנים.
עיצוב ההזמנה.
משלוח ההזמנות.
מציאת מקום מתאים לחגיגה.
בחירת תפריט.
הזמנת צלם.
הזמנה מוזיקה.
התוכנית האומנתית.
תלבושות בני המשפחה
קשר עם בעל המקום.

על מנת להקל ולעקוב בקלות אחר ההתקדמות בארגון בת המצווה הכנו רשימת מטלות
אתם מוזמנים להדפיס ולהוסיף לרשימה כל מטלה נוספת שאינה רשומה.

אל דאגה! באווירה טובה גם מטלות שאין עליהן קופצים מוצאות בעלים.
ועדת הביקורת שלנו היא הקהל באולם ולכן חשוב
שעבודת ההכנה תהיה ראויה ומקצועית.
לאחר שנקבע מקום, ההזמנות נשלחו, הכלה  כבר מוכנה,
בגדים חדשים לבנים ולבנות, זהו האות לכך שסיימנו את ההכנות המקדימות.